업무 중 예상치 못한 실수나 사고로 눈앞이 캄캄하신가요? 상사가 단호한 표정으로 “경위서 써오세요”라고 말하는 순간, 머릿속이 하얘지고 어떻게 써야 할지 막막함과 동시에 불이익을 받을까 두려운 마음이 드는 것은 당연합니다. 하지만 경위서는 단순히 잘못을 비는 반성문이 아닙니다. 이 글은 10년 차 인사 관리 전문가의 경험을 바탕으로, 위기 상황에서 당신을 지켜줄 가장 강력한 무기인 경위서 쓰는 법의 모든 것을 알려드립니다. 육하원칙에 따른 체계적인 작성법부터, 그대로 따라 써도 합격점인 상황별 예시, 그리고 인사담당자의 관점에서 본 절대 피해야 할 실수와 전문가의 꿀팁까지, 이 글 하나로 경위서에 대한 모든 고민을 해결하고 오히려 당신의 문제 해결 능력과 프로페셔널함을 증명하는 기회로 만들어 보세요.
경위서, 도대체 왜 써야 하고 어떻게 접근해야 할까요?
경위서는 사건이나 사고의 발생 경과를 객관적으로 보고하기 위해 작성하는 공식 문서입니다. 많은 분들이 경위서를 ‘잘못을 비는 반성문’이나 ‘처벌을 받기 위한 자술서’로 오해하지만, 이는 본질과 다릅니다. 경위서의 핵심 목적은 정확한 사실관계를 파악하여 회사가 동일한 문제가 재발하지 않도록 방지책을 수립하고, 문제를 해결하는 데 필요한 기초 자료를 확보하는 데 있습니다. 따라서 감정적인 호소나 변명 대신, 철저히 육하원칙(5W1H)에 기반한 객관적인 사실을 명료하게 기술하는 것이 가장 중요합니다. 잘 작성된 경위서는 오히려 작성자의 논리력, 책임감, 그리고 문제 해결 의지를 보여주는 긍정적인 기회가 될 수 있습니다.
경위서의 진짜 목적: ‘반성문’이 아닌 ‘사실 보고서’임을 명심하세요
경위서를 쓰게 되면 심리적으로 위축되고, ‘얼마나 혼날까?’, ‘어떤 불이익이 있을까?’ 하는 걱정이 앞서는 것이 인지상정입니다. 이러한 불안감 때문에 경위서를 반성문처럼 작성하는 실수를 저지르기 쉽습니다. “저의 불찰로 인해…”, “깊이 반성하고 있으며…” 와 같은 문장으로 가득 채우는 것이죠. 물론, 자신의 과실이 명백하다면 정중하게 사과하고 반성하는 태도를 보이는 것이 필요하지만, 그것이 경위서의 주된 내용이 되어서는 안 됩니다.
회사가 경위서를 요구하는 근본적인 이유는 처벌이 목적이 아니라, 문제의 원인을 정확히 파악하고 시스템을 개선하기 위함입니다. 예를 들어, 직원의 실수로 고객 클레임이 발생했다면, 회사는 그 실수가 개인의 부주의 때문인지, 아니면 업무 프로세스 자체에 허점이 있었기 때문인지, 혹은 교육 시스템의 문제인지를 파악해야 합니다. 경위서는 바로 이 ‘원인 분석’의 첫 단추가 되는 매우 중요한 문서입니다. 따라서 작성자는 사설탐정이 된 것처럼 사건을 제3자의 시선에서 냉정하게 바라보고, 발생한 사실을 시간 순서에 따라 가감 없이 기록하는 데 집중해야 합니다. 감정적인 표현은 사실을 왜곡하고, 읽는 사람(상사 또는 인사 담당자)으로 하여금 문제의 본질을 파악하기 어렵게 만듭니다.
육하원칙(5W1H), 경위서 작성의 가장 튼튼한 뼈대 세우기
학창 시절 배운 육하원칙은 경위서 작성에 있어 가장 강력하고 효과적인 도구입니다. 육하원칙에 따라 내용을 구성하면, 누락되는 정보 없이 논리적이고 체계적인 글을 작성할 수 있습니다. 각 항목을 어떻게 적용해야 할지 구체적으로 살펴보겠습니다.
- 누가 (Who): 사건과 관련된 모든 인물을 명확히 기재합니다. 본인은 물론, 관련된 동료, 상사, 거래처 직원 등 사건의 이해에 필요한 인물이라면 모두 포함해야 합니다. 예를 들어, ‘제가’라고만 쓰는 것보다 ‘영업 1팀 OOO 대리가’와 같이 소속과 직위, 이름을 정확히 밝히는 것이 좋습니다.
- 언제 (When): 사건이 발생한 시점을 구체적으로 작성합니다. ‘어제 오후쯤’과 같이 모호한 표현 대신, ‘2025년 8월 5일 오후 2시 30분경’처럼 날짜와 시간을 명확하게 기재해야 합니다. 사건의 시작부터 종료까지 시간의 흐름에 따라 순서대로 정리하면 가독성이 높아집니다.
- 어디서 (Where): 사건이 발생한 장소를 구체적으로 명시합니다. ‘사무실에서’가 아니라 ‘본사 3층 회의실에서’, ‘A 공장 2번 라인 앞에서’와 같이 누가 보더라도 위치를 정확히 알 수 있도록 써야 합니다.
- 무엇을 (What): 어떤 사건이나 사고가 발생했는지 사실 그대로를 서술합니다. ‘문제가 생겼습니다’가 아니라 ‘거래처에 발송할 견적서 파일에서 최종 단가를 10% 낮게 오기재하여 이메일로 발송하는 실수가 발생했습니다’처럼 구체적인 내용을 담아야 합니다.
- 어떻게 (How): 사건이 어떤 과정과 절차를 통해 발생했는지 상세히 설명하는 부분입니다. 가장 중요한 부분 중 하나로, 사건의 전개 과정을 시간 순서대로 구체적으로 작성해야 합니다. 예를 들어, ‘기존 견적서 파일을 복사하여 수정하던 중, 최종 할인율을 적용한 금액을 재확인하지 않고 그대로 저장하여 발송하게 되었습니다’와 같이 행동의 순서를 상세히 풀어 쓰는 것이 좋습니다.
- 왜 (Why): 사건이 발생한 원인을 분석하여 기술합니다. 이 부분이 바로 작성자의 문제 분석 능력을 보여줄 수 있는 핵심 파트입니다. 단순히 ‘제가 실수해서’라고 끝내지 말고, ‘마감 시간에 쫓겨 평소 지키던 검수 절차를 생략한 부주의가 가장 큰 원인이었습니다’ 또는 ‘변경된 견적서 양식에 대한 숙지가 미흡했던 점이 원인으로 파악됩니다’와 같이 근본적인 원인을 심도 있게 분석하는 자세가 필요합니다.
전문가 경험 사례 1: 사소한 누락이 징계로 이어진 경위서
제가 인사팀장으로 근무할 당시, 생산팀의 한 직원이 고가의 장비를 파손하여 경위서를 제출한 일이 있었습니다. 그가 처음 제출한 경위서에는 ‘장비 조작 미숙으로 파손이 발생했다’라고만 간략하게 적혀 있었습니다. 하지만 CCTV 확인 결과, 그는 장비에서 경고음이 울렸음에도 이를 무시하고 계속 작업을 진행했던 사실이 드러났습니다. 만약 그가 경위서에 ‘경고음이 울렸으나, 별일 아닐 것이라 안일하게 생각하고 작업을 강행했다’라는 사실을 솔직하게 기재했다면, 회사는 이를 ‘안전 수칙 교육 미비’ 또는 ‘매뉴얼 숙지 부족’의 문제로 보고 재발 방지를 위한 교육 강화로 사안을 마무리했을 가능성이 큽니다. 하지만 그는 명백한 사실을 누락함으로써 ‘고의적인 안전 수칙 위반 및 허위 보고’라는 더 큰 잘못을 저지른 셈이 되었고, 결국 감봉이라는 징계를 피할 수 없었습니다. 이 사례는 경위서에서 정직함과 구체성이 얼마나 중요한지를 명확히 보여줍니다. 사소한 것이라도 스스로에게 불리한 사실을 숨기거나 축소하려는 순간, 경위서는 당신을 보호하는 방패가 아닌, 공격하는 창이 될 수 있음을 명심해야 합니다.
그대로 따라 쓰면 되는 경위서 양식과 상황별 예시 완벽 분석
완벽한 경위서는 정해진 양식에 맞춰 사건의 경과, 원인, 그리고 재발 방지 대책을 논리적으로 담아내는 것입니다. 기본적인 양식은 소속, 직위, 성명 등 작성자 정보를 기입하는 인적 사항 부분과 사건의 내용을 서술하는 본문으로 구성됩니다. 특히 본문은 ① 사건 발생 경위(육하원칙) → ② 사건 발생 원인 → ③ 향후 대책 및 서약의 3단 구조로 작성하는 것이 가장 논리적이고 설득력이 높습니다. 아래 제공되는 표준 양식과 상황별 예시를 참고하여 당신의 상황에 맞게 수정하고 적용한다면, 누구든 전문가 수준의 경위서를 작성할 수 있습니다.
어디서든 통하는 경위서 표준 양식
대부분의 회사는 자체적인 경위서 양식을 가지고 있지만, 만약 정해진 양식이 없다면 아래의 표준 양식을 활용하여 작성하면 됩니다. 이 양식은 경위서가 갖춰야 할 모든 필수 요소를 포함하고 있어 어떤 상황에서도 무난하게 사용할 수 있습니다.
상황별 경위서 작성 예시 1: 기계 부품 파손 사고 (FAQ 질문 기반)
“육하원칙에 맞게 써야된다는데 그걸 어떻게 써야할지 모르겠습니다. 기계부품을 실수로 부러뜨려 경위서를 쓰라그러네요.” 라는 질문에 대한 모범 답안 예시입니다.
경 위 서
- 소속: 생산 2팀
- 직위: 사원
- 성명: 김철수 (인)
- 작성일: 2025년 8월 6일
제목: CNC 선반 부품(BT-40 홀더) 파손에 대한 경위
1. 사건 발생 경위
2025년 8월 5일(화) 오후 3시 15분경, 생산 2팀 공장 내 3번 CNC 선반에서 알루미늄 부품 가공 작업을 진행하던 중이었습니다. 가공 완료된 부품을 꺼내기 위해 기계 문을 여는 과정에서, 손에 들고 있던 렌치(25mm 스패너)를 실수로 떨어뜨렸습니다. 해당 렌치는 작동을 멈추고 있던 스핀들에 장착된 BT-40 공구 홀더 위로 떨어졌고, 그 충격으로 홀더의 잠금쇠 부분이 파손되었습니다. 즉시 작업을 중단하고 파트장님께 구두로 보고드렸습니다.
2. 사건 발생 원인
이번 사고의 직접적인 원인은 작업대 위에 두어야 할 공구를 손에 쥔 채 다른 작업을 시도한 저의 부주의입니다. 평소 ‘작업 중 손에는 하나의 공구만’이라는 안전 수칙을 지켜왔으나, 당시 다음 공정을 서두르려는 마음에 이를 간과하는 안일한 생각을 했습니다. 이것이 사고로 이어진 가장 큰 원인이라고 생각합니다.
3. 향후 대책 및 서약
동일한 실수를 반복하지 않기 위해 다음과 같이 노력하겠습니다.
첫째, 작업 시 사용하는 모든 공구는 반드시 지정된 공구함이나 작업대에 보관하고, 손에는 현재 작업에 필요한 단 하나의 공구만 쥐는 것을 철칙으로 삼겠습니다.
둘째, 매일 작업 시작 전 5분간 ‘안전 수칙 자가 점검 리스트’를 확인하고, 특히 공구 관리 및 정리 정돈에 대한 항목을 숙지하여 경각심을 높이겠습니다.
셋째, 동료들과 함께 월 1회 ‘안전사고 사례 공유 미팅’을 자발적으로 제안하여, 서로의 경험을 통해 안전 의식을 고취하는 데 기여하겠습니다.
상기 내용은 모두 틀림없는 사실임을 서약하며, 이번 사고로 인해 발생한 손실에 대해 깊은 책임감을 느끼고 회사 규정에 따른 어떠한 조치도 겸허히 받아들이겠습니다. 앞으로는 더욱 철저한 자세로 업무에 임하여 회사에 기여하는 직원이 되겠습니다.
2025년 8월 6일
작성자: 김철수 (인)
전문가 경험 사례 2: 경위서로 위기를 기회로 만든 신입사원
한 번은 마케팅팀 신입사원이 중요한 광고 캠페인 예산을 엑셀 시트에 잘못 입력하여, 책정된 예산보다 500만원이 초과 지출되는 사고를 낸 적이 있습니다. 보통 이런 경우, 신입사원들은 당황하여 “죄송합니다, 제가 숫자를 잘못 봤습니다” 수준의 경위서를 제출하기 마련입니다. 하지만 그 직원은 달랐습니다.
그의 경위서에는 단순히 자신의 실수를 인정하는 것을 넘어, 왜 그런 실수가 발생했는지에 대한 ‘구조적인 원인’을 분석한 내용이 담겨 있었습니다. 그는 “수십 개의 항목이 나열된 엑셀 시트에서 예산 합계 셀을 수동으로 지정하여 계산하는 현재의 방식은, 담당자가 바뀌거나 피로가 누적되었을 때 언제든 동일한 실수가 발생할 수 있는 구조적 위험을 내포하고 있습니다”라고 지적했습니다. 그리고 재발 방지 대책으로, 자동으로 합계를 계산하고 예산 초과 시 경고 색상이 표시되는 ‘예산 관리 템플릿’을 직접 만들어 첨부했습니다.
이 경위서를 보고 경영진은 그의 실수를 질책하기보다, 문제의 본질을 파악하고 해결책까지 제시하는 그의 능력을 높이 평가했습니다. 그가 제안한 템플릿은 즉시 팀 전체의 표준 양식으로 채택되었고, 그 결과 이후 1년간 마케팅팀의 예산 관련 입력 오류는 단 한 건도 발생하지 않았습니다. 이는 단순 실수 보고를 넘어, 회사의 시스템을 개선하는 데 기여한 완벽한 ‘위기관리’ 사례였습니다. 경위서는 이처럼 당신의 문제 해결 능력을 증명하는 최고의 무대가 될 수 있습니다.
경위서 작성 시 절대 피해야 할 실수와 전문가의 꿀팁
경위서 작성 시 가장 치명적인 실수는 ‘거짓말’과 ‘변명’입니다. 이는 당신의 신뢰도를 한순간에 무너뜨리고 더 큰 화를 부를 수 있습니다. 경위서는 당신의 인성과 프로페셔셔널리즘을 평가하는 중요한 잣대가 되므로, 객관적인 태도를 유지하며 사실에 기반한 내용만을 담아야 합니다. 또한, 문제의 원인을 외부 요인이나 타인에게 돌리기보다 자신의 과실을 인정하고 책임감 있는 모습을 보이는 것이 장기적으로 훨씬 유리합니다. 아래 제시하는 실수 유형과 전문가의 팁을 숙지한다면, 당신의 경위서는 ‘변명문’이 아닌 ‘신뢰의 보고서’가 될 것입니다.
이것만은 제발! 경위서 최악의 실수 TOP 5
제가 10년 넘게 인사팀에서 수많은 경위서를 검토하며 가장 안타까웠던 사례들은 대부분 아래 5가지 유형에 속했습니다. 이 실수들만 피해도 중간 이상은 갈 수 있습니다.
- 감정적인 호소나 장황한 변명: “제가 요즘 집안에 우환이 있어서 정신이 없었습니다…”, “너무 억울합니다…” 와 같은 감정적인 표현은 프로답지 못한 인상을 줍니다. 경위서는 감정을 배제하고 사실 관계를 명확히 전달하는 데 집중해야 합니다. 불필요한 미사여구나 장황한 설명은 오히려 핵심을 흐리고, 읽는 사람을 피곤하게 만들 뿐입니다.
- 타인에게 책임 전가하기: “OOO 대리가 제대로 알려주지 않아서…”, “시스템이 갑자기 멈춰서…” 와 같이 문제의 원인을 다른 사람이나 환경 탓으로 돌리는 것은 가장 비겁하고 어리석은 행동입니다. 설령 다른 원인이 일부 있었다 하더라도, 최종적인 책임은 자신에게 있음을 인정하는 자세가 필요합니다. 책임 전가는 동료와의 관계를 망칠 뿐만 아니라, 당신을 책임감 없는 사람으로 낙인찍는 지름길입니다.
- 거짓말 또는 사실 축소/은폐: 앞선 사례에서 보았듯이, 거짓말은 언젠가 반드시 들통나게 되어 있습니다. CCTV, 동료의 증언, 데이터 기록 등 회사는 당신이 생각하는 것보다 많은 검증 수단을 가지고 있습니다. 작은 실수를 덮기 위해 한 거짓말이 발각되면, 당신은 ‘실수한 직원’에서 ‘거짓말하는 비도덕적인 직원’으로 전락하게 됩니다. 이는 회복 불가능한 신뢰의 상실로 이어집니다.
- 추측성 또는 불확실한 내용 기재: “아마도 ~했던 것 같습니다”, “~라고 생각됩니다” 와 같은 추측성 표현은 경위서의 신뢰도를 떨어뜨립니다. 경위서에는 오직 당신이 직접 보고, 듣고, 행동한 ‘팩트’만을 기재해야 합니다. 만약 정확히 기억나지 않는 부분이 있다면, 솔직하게 ‘정확한 시간은 기억나지 않으나 오후 3시경으로 추정됩니다’ 와 같이 불확실함을 명시하는 것이 낫습니다.
- 형식적인 재발 방지 대책: “앞으로 주의하겠습니다”, “열심히 하겠습니다”와 같은 추상적이고 형식적인 대책은 아무런 의미가 없습니다. 재발 방지 대책은 누가 봐도 실천 가능하고, 구체적이며, 검증 가능한 내용이어야 합니다. 앞선 예시처럼 ‘안전 수칙 자가 점검 리스트 활용’, ‘예산 관리 템플릿 제작’ 등 구체적인 행동 계획(Action Plan)을 제시해야 당신의 문제 해결 의지를 진정성 있게 보여줄 수 있습니다.
인사담당자의 마음을 움직이는 ‘고급’ 경위서 작성 기술
기본적인 경위서를 넘어, 당신의 위기관리 능력을 어필하고 싶다면 몇 가지 고급 기술을 활용해 볼 수 있습니다. 첫 번째는 ‘5 Whys’ 기법을 활용한 근본 원인 분석입니다. ‘왜’라는 질문을 5번 반복하여 문제의 표면적인 원인이 아닌 근본적인 원인을 찾아내는 방법입니다. 예를 들어, ‘견적서를 잘못 보냈다’는 문제에 대해, (1)왜? -> 금액을 재확인하지 않아서. (2)왜? -> 마감 시간에 쫓겨서. (3)왜? -> 오전에 다른 긴급 업무가 많아서. (4)왜? -> 업무 분장이 비효율적이어서. (5)왜? -> 특정인에게 업무가 과중되는 구조여서. 와 같이 파고들면, 개인의 실수를 넘어 팀의 ‘업무 분배 시스템’이라는 근본적인 문제에 도달할 수 있습니다. 경위서에 이런 깊이 있는 분석을 담는다면, 당신은 단순한 실수를 한 직원이 아니라 조직을 생각하는 인재로 비칠 수 있습니다.
두 번째는 긍정적인 프레임으로 마무리하는 것입니다. 경위서의 마무리는 보통 사과와 반성으로 끝나지만, 여기에 더해 “이번 실수를 통해 OOO 업무 프로세스의 중요성을 다시 한번 깨닫는 계기가 되었습니다. 이를 발판 삼아 더욱 성장하는 모습을 보여드리겠습니다” 와 같이 긍정적인 다짐과 배움의 자세를 보여주는 문구를 추가하면 좋습니다. 이는 당신이 좌절하지 않고 실수를 성장의 밑거름으로 삼으려는 진취적인 인재라는 인상을 심어줄 수 있습니다.
제출 전 최종 체크리스트: 이것만 확인하면 완벽!
경위서 작성을 마쳤다면, 바로 제출하지 말고 반드시 아래 체크리스트를 통해 최종 검토를 하시기 바랍니다. 작은 차이가 당신에 대한 평가를 크게 좌우할 수 있습니다.
- 모든 내용은 감정을 배제하고 객관적인 사실에 기반하여 작성되었는가?
- 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)이 명확하게 드러나는가?
- 변명이나 타인에게 책임을 전가하는 내용은 없는가?
- 거짓이나 축소, 은폐된 내용은 없는가?
- 재발 방지 대책은 구체적이고 실천 가능한가?
- 오탈자나 비문 등 문법적인 오류는 없는가? (매우 중요!)
- 소속, 직위, 성명, 작성일, 서명 등 필수 항목이 누락되지 않았는가?
경위서 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
제가 일을 하다가 실수를 저질렀거든요. 그래서 경위서 써오라고 하는데, 어떻게 쓰는 건가요? 양식이랑 예를 들어서 설명 좀 해주세요.
네, 많이 당황하셨겠습니다. 경위서는 객관적인 사실 보고서이므로, 우선 감정을 가라앉히고 육하원칙에 따라 사건 경위를 시간 순서대로 정리하는 것이 중요합니다. 본문에 제시된 표준 양식에 따라 작성자 정보와 사건명을 기재하고, 본문은 [사건 경위 – 발생 원인 – 향후 대책] 의 3단 구조로 작성하시면 됩니다. 본문의 ‘상황별 경위서 작성 예시’를 참고하여 본인의 상황에 맞게 내용을 수정하여 작성하시면 큰 도움이 될 것입니다.
육하원칙에 맞게 써야 된다는데 그걸 어떻게 써야 할지 모르겠습니다. 기계부품을 실수로 부러뜨려 경위서를 쓰라 그러네요.
기계부품 파손의 경우, 육하원칙을 다음과 같이 적용할 수 있습니다. [언제] 2025년 8월 5일 오후 3시경, [어디서] 생산 2팀 3번 기계 앞에서, [누가] 제가, [무엇을] 기계 부품을, [어떻게] 공구를 떨어뜨려서, [왜] 안전 수칙을 미준수하고 서두르다가. 이 내용을 바탕으로 본문의 ‘기계 부품 파손 사고 예시’처럼 문장을 구체적으로 풀어 작성하시면 논리적인 경위서를 완성할 수 있습니다.
경위서, 시말서, 사유서는 어떻게 다른가요?
세 문서는 목적과 뉘앙스에 차이가 있습니다. 경위서는 사건의 경과를 객관적으로 보고하는 데 중점을 둔 ‘사실 보고서’입니다. 반면 시말서(始末書)는 사건의 처음과 끝을 보고하고, 자신의 잘못을 인정하며 사죄와 반성의 의미가 훨씬 강한 문서로, 보통 경위서보다 중한 과실이나 징계 절차에 사용됩니다. 사유서는 결근, 지각, 조퇴 등 정해진 규칙을 지키지 못했을 때 그 이유를 설명하는 비교적 가벼운 문서입니다.
결론: 경위서, 끝이 아닌 새로운 시작의 기회
지금까지 경위서를 작성하는 법에 대해 그 목적부터 구체적인 양식, 예시, 그리고 전문가의 팁까지 상세하게 알아보았습니다. 이 글의 핵심을 다시 한번 요약하자면, 성공적인 경위서는 ① 객관적인 사실을 바탕으로 한 육하원칙 준수, ② 자신의 과오를 인정하고 책임을 지려는 태도, ③ 구체적이고 실천 가능한 재발 방지 대책 제시라는 세 가지 기둥 위에 세워져야 합니다.
실수는 누구나 할 수 있습니다. 위대한 발명가 토머스 에디슨은 “나는 실패한 것이 아니다. 나는 효과가 없는 10,000가지 방법을 발견했을 뿐이다”라고 말했습니다. 중요한 것은 실수를 마주하는 우리의 태도입니다. 경위서 작성을 피할 수 없는 어려운 과제로만 여기지 마십시오. 오히려 이번 기회를 통해 당신의 문제 해결 능력과 책임감, 그리고 성숙한 직업의식을 보여줄 수 있는 절호의 찬반으로 삼으시길 바랍니다. 이 글이 여러분이 겪는 어려움 속에서 든든한 길잡이가 되어, 두려움의 대상이었던 경위서를 성장의 발판으로 만드는 데 도움이 되기를 진심으로 바랍니다.
